Arbeitszeugnis – Muster & individuelle Vorlagen

Bei der Gestaltung eines Arbeitszeugnisses steckt der Teufel im Detail. Jede Nachlässigkeit kann den Bewerber in schlechtem Licht dastehen lassen und seine Chancen bei der Bewerbung auf einen neuen Job schmälern. Eine knickfreie Optik ist dabei für einen vorteilhaften Lebenslauf ebenso wichtig wie einzelne Formulierungen. Die wichtigsten Fakten zum Arbeitszeugnis.

Arbeitszeugnis: Wer bekommt es - und wann?

Alle Arbeitnehmer und Beamten haben Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Davon erfasst werden u. a.

1. Voll- und Teilzeitbeschäftigte
2. haupt- oder nebenberuflich tätige Arbeitnehmer einschließlich leitender Angestellter, Praktikanten, Volontäre, Auszubildender, arbeitnehmerähnlicher Personen und Heimarbeiter.

Der Anspruch entsteht mit dem faktischen Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis. An den Tag der Antragstellung schließt sich eine Bearbeitungszeit an, die etwa bei zwei bis drei Wochen liegt. Auch in einem Aufhebungsvertrag kann und sollte neben einer Abfindung auch an das Zeugnis geachtet werden, dessen Wortlaut Teil der Vereinbarung sein kann.

Wenn der Arbeitnehmer nach einer Kündigung während einer längeren Kündigungsfrist weiterbeschäftigt wird, kann er ein vorläufiges Zeugnis verlangen, mit dem er sich bei einem neuen Arbeitgeber bewerben kann. Während das einfache Zeugnis mit Angaben über Art und Dauer der Beschäftigung ohne weitere Aufforderung vom Arbeitgeber zu erteilen ist, muss das qualifizierte Zeugnis mit zusätzlichen Angaben über Leistung und Verhalten des Beschäftigten ausdrücklich vom Arbeitnehmer verlangt werden.

Kommt der Arbeitgeber der Pflicht zur Zeugniserteilung nicht nach, so sollte er dazu schriftlich unter Festsetzung einer Frist von 10 bis 14 Tagen aufgefordert werden. Kommt der Arbeitgeber auch dieser Abmahnung nicht nach, müsste der Anspruch gerichtlich geltend gemacht werden. Hier sollte ein Anwalt für Arbeitsrecht zur Beratung herangezogen werden. Für das Verfahren vor dem Arbeitsgericht ist die Vertretung durch einen Rechtsanwalt zwar keine Pflicht, aber sie sollten nicht nur für den Kündigungsschutz oder beim Kampf gegen Mobbing sondern auch in Verfahren über Zeugnisse herangezogen werden.

Welche Form muss das Arbeitszeugnis haben?

Das Arbeitszeugnis muss grundsätzlich am PC oder mit Schreibmaschine geschrieben sein. Ein handschriftlich verfasstes Zeugnis braucht der Arbeitnehmer nicht zu akzeptieren. Auch darf es nicht per E-Mail oder Telefax erteilt werden, sondern muss auf haltbarem Papier von guter Qualität ausgedruckt und zudem frei von Flecken, Radierungen, Verbesserungen oder Ähnlichem sein.

Verwendet der Arbeitgeber für schriftliche Äußerungen üblicherweise Geschäftspapier, so ist das Zeugnis nur dann ordnungsgemäß, wenn es auf einem solchen Firmenbogen ausgestellt wird. Der Aussteller (oder dessen Vertreter) muss das Zeugnis eigenhändig mit Füller oder Kugelschreiber mit dem voll ausgeschriebenen Namen unterschreiben. Die maschinenschriftliche Angabe von Name und Funktion reicht nicht. Damit der Zeugnisbogen in einen Geschäftsumschlag üblicher Größe passt, darf die Personalabteilung das Zeugnis zwei Mal falten.

Sollten jedoch beim Kopieren des Originalzeugnisses Schwärzungen an den Knickstellen sichtbar sein, so hat der Arbeitnehmer Anspruch auf ein neues, knickfreies Zeugnis. Insgesamt darf nicht der Eindruck entstehen, dass der Aussteller sich von dem Zeugnis distanzieren will. Daher kann der Arbeitnehmer insbesondere bei Rechtschreibfehlern eine Berichtigung verlangen.

Was muss im Arbeitszeugnis stehen?

Der Arbeitgeber darf das Zeugnis prinzipiell so formulieren, wie er es für richtig hält. So kann der Arbeitnehmer etwa nicht von ihm verlangen, dass er bestimmte Aussagen aufnimmt oder negative Sachverhalte "unter den Tisch" fallen lässt. Der Aussteller muss sich aber an die Fakten halten, d. h. er muss alle wesentlichen Tatsachen zur Arbeit korrekt angeben, die für die Gesamtbeurteilung von Bedeutung sind und für potenzielle Arbeitgeber und Jobbörsen von Interesse sein können.

Die Höhe des Gehalts oder die Mitgliedschaft im Betriebsrat gehören allerdings nicht in ein Zeugnis. Gleichzeitig darf er das Fortkommen des Arbeitnehmers nicht unnötig erschweren, so dass das Zeugnis auch wohlwollend ausfallen muss. Es muss also formell zutreffend, inhaltlich vollständig und in der Bewertung mindestens durchschnittlich sein. Dabei muss der Arbeitgeber berücksichtigen, dass bestimmte Formulierungen innerhalb einzelner Berufsgruppen vom Zeugnisleser erwartet werden.

So können etwa Kassierer und Verkäufer, die mit Geld oder anderen Vermögenswerten am Arbeitsplatz umgegangen sind, regelmäßig die Erwähnung der "Ehrlichkeit" im Zeugnis zu Recht einfordern. In der Praxis hat sich zur Leistungsbeurteilung folgende "Zufriedenheitsskala" herausgebildet:

1. sehr gut = "stets (oder jederzeit, immer) zu unserer vollsten Zufriedenheit"
2. gut = "stets zu unserer vollen Zufriedenheit"
3. voll befriedigend = "stets zu unserer Zufriedenheit"
4. befriedigend = "zu unserer Zufriedenheit"
5. mangelhaft = "im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit" oder "insgesamt zu unserer Zufriedenheit"
6. unzureichend = "zu unserer Zufriedenheit zu erledigen versucht" oder "der Arbeitnehmer hat sich bemüht"

Wichtig: Im Zeugnis dürfen keine Wertungswidersprüche entstehen. Werden z. B. alle Einzelbeurteilungen mit "sehr gut" und die Tätigkeit des Arbeitnehmers als "sehr erfolgreich" bewertet, so darf eine Gesamtbeurteilung nicht "zu unserer vollen Zufriedenheit" lauten. Doppelsinnige Ausdruckweisen und missverständliche Formulierungen sind zu vermeiden. Wird dies alles beachtet, klappt es auch mit dem nächsten Arbeitsvertrag.