Betriebskosten – Muster & individuelle Vorlagen

Es geht um viel Geld. Deshalb sind sie auch immer wieder ein Streitpunkt zwischen dem Vermieter und dem Mieter. Die Rede ist von den Betriebskosten, auch bekannt als "Miet-Nebenkosten" oder "zweite Miete". Sie steigen seit Jahren an und bringen damit so manchen Mieter zur Verzweiflung.

Betriebskosten sind laufende, regelmäßig wiederkehrende Kosten, die beim Eigentümer im Zusammenhang mit der Immobilie entstehen. Üblicherweise wird in Mietverträgen vereinbart, dass der Mieter neben der Kaltmiete auch die Betriebskosten der Immobilie übernehmen muss. Damit eine solche Vereinbarung wirksam ist, müssen aber sämtliche Nebenkosten aufgelistet werden. Eine Formulierung wie "die üblichen Nebenkosten der Wohnung" wäre hingegen zu unbestimmt. Sie hätte zur Folge, dass der Mieter neben der Kaltmiete keine weiteren Betriebskosten zu tragen hat.

Umlagefähige Betriebskosten

Allerdings dürfen Vermieter nicht jede Art von Betriebskosten auf den Mieter abwälzen, sondern nur die, die in der Betriebskostenverordnung ausdrücklich aufgezählt sind:

1. Grundsteuer
2. Wasserkosten, Abwasserkosten
3. Heizkosten, Warmwasserkosten
4. Kosten für Aufzug
5. Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung
6. Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
7. Kosten der Gartenpflege
8. Kosten der Beleuchtung
9. Kosten der Schornsteinreinigung
10. Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung
11. Hausmeisterkosten (teilweise)
12. Kosten der gemeinschaftlichen Antennenanlage und Wascheinrichtungen
13. sonstige Betriebskosten

Vorsicht: Der Posten "sonstige Betriebskosten" ist kein Einfallstor für beliebige Betriebskosten. Stattdessen müssen sie von der Rechtsprechung anerkannt (z. B. Kosten der Dachrinnenreinigung) und ausdrücklich im Mietvertrag aufgeführt sein.

Betriebskostenabrechnung - Abrechnungsfrist und Mindestanforderungen

Der Vermieter muss die Betriebskostenabrechnung spätestens ein Jahr nach Ende der Abrechnungsperiode vorlegen. Bei einem typischen Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember eines Jahres also bis zum 31. Dezember des Folgejahres. Danach kann er grundsätzlich von dem Mieter nichts mehr nachfordern, es sei denn, der Vermieter trägt keine Schuld an der Verspätung. Solch eine Ausnahmesituation liegt vor, wenn z. B. die Stadt den Grundsteuerbescheid nicht rechtzeitig verschickt hat. Für Nachlässigkeiten einer Firma, die der Vermieter mit der Abrechnung beauftragt hat, muss der Vermieter aber einstehen.

Nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH) hat der Vermieter zu beweisen, dass die Betriebskostenabrechnung dem Mieter rechtzeitig zugestellt worden ist (Az: VIII ZR 107/08). Vermieter sollten daher in Zukunft Betriebskostenabrechnungen per Einschreiben mit Rückschein versenden.

Eine korrekte Betriebskostenabrechnung muss folgende Angaben enthalten:

1. Zusammenstellung der Gesamtkosten für die ganze Liegenschaft, über die abgerechnet werden soll
2. Angabe und Erläuterung der zugrunde liegenden Verteilerschlüssel
3. Berechnung des Anteils, der auf die vermietete Wohnung jeweils entfällt und den der Mieter tragen soll (für jede Betriebskostenart)
4. Abzug der Vorauszahlungen des Mieters

Eine Betriebskostenabrechnung, die diese Angaben nicht enthält, ist bereits formell unwirksam und begründet daher keinen Anspruch des Vermieters. Vermieter dürfen keine Verwaltungskosten, Instandhaltungsrücklagen oder Reparaturkosten auf die Mieter umlegen.

Was die Heizkostenverordnung regelt

Die Heizkosten – auch "warme Betriebskosten" genannt - werden getrennt von den "kalten" Betriebskosten abgerechnet. Dabei muss sich der Vermieter an die Regelungen der Heikostenverordnung halten. Sie schreibt für die Verteilung der Heizkosten ab einem Haus mit wenigstens zwei Wohnungen vor, dass mindestens die Hälfte, höchstens aber 70% der Heizkosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Der restliche Teil kann nach der Fläche der beheizbaren Räume oder der Gesamtgrundfläche berechnet werden.