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Hat der Arbeitgeber zur Bewerbung etwa über ein Inserat in der Zeitung oder bei der Agentur für Arbeit aufgefordert, muss er sämtliche Unterlagen nach Abschluss des erfolglosen Bewerbungsverfahrens auf seine Kosten an den Bewerber zurückschicken. In der Zwischenzeit muss er die Unterlagen sorgfältig aufbewahren. Für Beschädigungen oder Verlust muss der Arbeitgeber haften.
Zu den Bewerbungsunterlagen zählen regelmäßig das Bewerbungsanschreiben, der Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Schul- oder Hochschulbescheinigungen, Ausbildungsnachweise, Referenzen usw. Wichtig ist zu beachten, dass im Ausland oft deutlich abweichende Regeln und Gepflogenheiten in Hinblick auf die Gestaltung einer Bewerbung existieren.
Führt die Bewerbung nicht zum gewünschten Erfolg, bestehen für den Adressaten der Bewerbung bestimmte Pflichten, es existiert ein sog. vorvertragliches Schuldverhältnis. So darf der Arbeitgeber dem Bewerber nicht den Eindruck vermitteln, dass der Abschluss eines Vertrages nur noch Formsache sei, wenn dem nicht so ist.
Kündigt der Bewerber z. B. seine bisherige Stelle wegen dieser Zusicherung und kommt es dann nicht zu einer Einstellung oder unternimmt der Bewerber bestimmte Vorkehrungen im Hinblick auf eine Praktikums- bzw. Ausbildungszusage (z. B. Anmietung einer Wohnung am Ort des Praktikums/der Ausbildung) und kommt es dann nicht zu einem Praktikum/der Ausbildung, kann sich der Arbeitgeber schadensersatzpflichtig machen.
Die Vorstellungskosten muss grundsätzlich der Bewerber tragen. Liegt Arbeitslosigkeit vor oder droht diese können Bewerbungskosten auch durch die Bundesagentur für Arbeit getragen werden (§ 44 SGB III). Hat der Arbeitgeber den Bewerber dagegen zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, muss der Arbeitgeber die angemessenen Kosten für die An- und Abreise zahlen. Der Arbeitgeber kann allerdings auch in der Einladung darauf hinweisen, dass er diese Kosten nicht tragen wird, und somit eine Kostenerstattung vermeiden. Der Arbeitgeber darf Bewerbungsunterlagen ohne Genehmigung nicht an Dritte weitergeben und er muss diese grundsätzlich an den Bewerber zurücksenden.
Durch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) ist es notwendig geworden, Bewerbungsunterlagen zumindest so lange (in Kopie) aufzuheben, wie ein Bewerber einen Anspruch wegen einer Diskriminierung stellen kann, regelmäßig also zwei Monate (§ 21 Abs. 5 AGG). Dies dürfte auch nach datenschutzrechtlichen Maßstäben in Ordnung sei, da es hier ein "berechtigtes Interesse" des Arbeitgebers gibt.
Die Frist beginnt mit dem Zugang der Absage bei dem abgelehnten Bewerber. Der sachliche Geltungsbereich des AGG umfasst alle Bedingungen, einschließlich Auswahlkriterien und Einstellungsbedingungen, die den Zugang zur selbstständigen und unselbstständigen Erwerbstätigkeit sowie für den beruflichen Aufstieg regeln.
Der Diskriminierungsschutz erstreckt sich folglich in den vorvertraglichen Bereich, so dass Bewerbung, Einstellung und Auswahl dem Benachteiligungsverbot unterliegen. Liegt eine Diskriminierung vor, kann der Bewerber einen Anspruch auf Schadensersatz und Schmerzensgeld haben. Wäre der Bewerber auch bei einer benachteiligungsfreien Auswahl nicht eingestellt worden, ist sein Entschädigungsanspruch auf drei Monatsgehälter begrenzt (§ 15 Abs. 2 Satz 2 AGG).
Das AGG gilt nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 und 2 ausdrücklich für Arbeitnehmer und Auszubildende. Es kann daher Fälle geben, in denen das AGG für Praktikanten keine Anwendung findet. Praktikant ist, wer sich für eine vorübergehende Dauer zwecks Erwerb praktischer Kenntnisse und Erfahrungen einer bestimmten betrieblichen Tätigkeit und Ausbildung, die keine systematische Berufsausbildung darstellt (ansonsten wäre er ein Auszubildender), im Rahmen einer Gesamtausbildung unterzieht, weil er diese für die Zulassung zum Studium oder Beruf, zu einer Prüfung oder zu anderen Zwecken benötigt.
Demgegenüber ist Arbeitnehmer, wer aufgrund eines privatrechtlichen Vertrages im Dienst eines anderen zur Leistung weisungsgebundener, fremdbestimmter Arbeit in persönlicher Abhängigkeit verpflichtet ist. Angesichts der unscharfen Trennung empfiehlt es sich, die Vorschriften des AGG in jedem Fall zu beachten.
Bisher war es sinnvoll, ein Absageschreiben so allgemein wie möglich zu formulieren, um dem abgelehnten Bewerber keinen Anhaltspunkt für eine mögliche Diskriminierung zu bieten. So sollten z. B. nicht detailliert Gründe aufgeführt werden, die zu der Ablehnung geführt haben. Auch bei telefonischen Nachfragen abgelehnter Bewerber sollten möglichst nur allgemeine Gründe für die Ablehnung genannt werden.
Eine Ausnahme für die begründungslose Absage gibt es: Schwerbehinderten Kandidaten, die ihre Schwerbehinderung in ihrer Bewerbung offen gelegt haben, müssen in der Absage die Gründe für die nicht erfolgte Einstellung erläutert werden (§ 164 Abs. 1 Satz 9 SGB IX).
Nicht richtig formulierte Ablehnungsschreiben oder unvorsichtige Formulierungen in einem Telefongespräch können ein Indiz für eine Benachteiligung liefern. Ist ein solches Indiz von Seiten des Bewerbers bewiesen, muss der Arbeitgeber beweisen, dass tatsächlich kein Verstoß gegen die Bestimmungen zum Schutz vor Benachteiligungen vorgelegen hat (§ 22 AGG).
Ungeeignet wäre etwa die Redewendung, dass der Bewerber "trotz guter fachlicher Leistungen" nicht eingestellt werden konnte. Hierdurch gäbe der Arbeitgeber zu erkennen, dass seine Entscheidung nicht auf fachlichen, sondern auf anderen (ggf. unzulässigen) Kriterien beruhte.
Muster 1: Bewerbungsabsage Arbeitsplatz
Muster 2: Bewerbungsabsage Praktikumsplatz
Muster 3: Bewerbungsabsage Ausbildungsplatz
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